Gyakran érzed úgy, hogy összecsapnak a fejed felett a hullámok? Hogy se a munkahelyeden, se otthon nem érsz a feladataid végére? Arról pedig ne is beszéljünk, amikor az események sűrű forgatagában elfelejted, hogy már fél órája a város másik végén kellene lenned? Hát igen, mindenkinek vannak ilyen napjai. De egy hatékony napirenddel még ezeket is kordában lehet tartani.
Ahogy az éveink számai gyarapszanak, úgy lesz egyre kevesebb a lusta láblógatásra rászánható időnk. A dolgos felnőtt léttel ugyanis az elfoglalt hétköznapok és a nem kevésbé fárasztó hétvégék is együtt járnak, így a legtöbbünk esetében igazi csoda, ha a fejünk péntek este még a nyakunkon van.
Biztos veled is előfordult már, hogy beköszöntött az életedbe egy-egy igencsak strapás időszak: amikor egyszerre több projektet is vinned kellett a munkahelyeden, közben még egy tanfolyamon vagy egy céges belső képzésen is helyt kellett állnod. De ott voltak még emellett a háztartással együtt járó feladatok, a családi és baráti kötelezettségek is és egyszerűen úgy kellett zsonglőrködnöd az időddel, hogy mindenre jusson néhány értékes perced.
Ez persze nem egyszerű feladat, főleg akkor, ha még következménye is van. Mint például a munkahelyeden, ha épp az egyik kollégáddal vagy nagy versenyben a vágyva vágyott előléptetésért. Ebben a kiélezett helyzetben pedig elég egyetlen apró figyelmetlenség, lekésett meeting, el nem végzett részfeladat ahhoz, hogy ne te kapd meg a hőn áhított kinevezést. Ha beüt a krach, az annak a jele, hogy elfeledkeztél egy igencsak fontos dologról, mégpedig a megfelelő tervezésről és ütemezésről.
Végül is, a maratonnak sem alapos felkészülés nélkül vágunk neki
Hanem úgy, hogy megtesszük azokat az előkészületeket, amelyeknek hála sikeresen teljesíthetjük a lefutandó távot: mindenekelőtt beszerzünk egy pár kényelmes futócipőt, magunkhoz ragadunk egy kulacsot a folyadékpótlás érdekében és megeszünk minden olyan ételt, amitől elég energiánk lesz a hadművelethez.
Ezen kívül, hogy legyen ami megadja az alapütemet, összeállítunk egy futásra szabott lejátszási listát, gondoskodunk egy megfelelő fülhallgatóról és kitartással kellőképpen fölvértezve, odaállunk a célvonalhoz. És megvárjuk, hogy eldördüljön a startpisztoly.
Ha jobban belegondolunk, a hétköznapi feladatink is egy végtelenített maratonfutáshoz hasonlíthatók. A ránk váró feladatok lehetnek változatosak, de ugyanúgy ismétlődnek, ahogy a futásra váró kilométerek. A különbség csupán annyi, hogy az előbbihez fizikai erőnlétre van szükségünk, míg a mentális maratonhoz inkább a kognitív képességeinket kell jól beosztva hadba küldenünk.
Úgyhogy, ha arra a bátor döntésre jutottál, hogy ezentúl szeretnéd kiaknázni a benned rejlő összes potenciált és többé egyetlen születésnapról, baráti összejövetelről vagy fontos meetingről sem szeretnél elkésni, itt az ideje pontos heti ütemtervet és napirendet készíteni.
Hogyan állíts össze profi napirendet? Máris mutatjuk!
A hatékony, óráról órára lebontott napirend értékes órákat spórolhat neked, több feladatot ütemezhetsz be, átláthatóvá válnak a projektjeid és az elfelejtett feladatok számát is csökkentheted vele. Igaz, az ütemterv összeállítása általában még menni is szokott, amivel már nagyobb gondok adódnak, az a betartása. De lássuk, hogyan vágj neki ennek a nem mindennapi feladatnak!
- Vegyél vagy csinálj egy határidőnaplót, esetleg tölts le valamilyen tervező appot
Tégy úgy, ahogy az igényeidnek leginkább megfelel: ha ragaszkodsz az írott, hagyományos dolgokhoz, mert jobban megragadnak benned a kézzel lekörmölt infók, akkor egy elegendő hellyel rendelkező határidőnapló, vagy egy saját készítésű to do list lesz számodra a legjobb választás.
Ha viszont a digitális korszak gyermekeként el sem tudod képzelni, hogy tollat vagy ceruzát fogj a kezedbe, akár a Google Calendart vagy más napirendes applikációt is használhatsz. Ezek közül egyébként lehetőleg olyat válassz, ami az összes digitális eszközöddel – laptop, tablet, okostelefon – szinkronizálható.
- Írd össze a feladataidat, programjaidat
De nem ám csak úgy ukmukfukk, hanem jelöld benne különböző színekkel a munkahelyi feladatokat, az iskolához-tanuláshoz fűződőket, a nyaraláshoz kapcsolódókat és persze a házimunkának, meg az énidőnek, a családnak és a barátoknak is hagyjál benne elég helyet, valamint színt.
A színkódolás egyébként abban is segít, hogy már egyetlen pillantással felmérhesd, mivel töltöd majd aznap a legtöbb időd és megmutatja azt is, hol tudsz esetleg faragni egy kicsit a sűrű percekből. Például, ha azt látod, hogy a munka túlságosan a várva várt edzés rovására megy, az már motiválhat a hatékonyabb munkavégzésre.
- Priorizálj!
Ez talán az egyik legfontosabb teendőd: a feladat súlyának és határidejének megfelelően döntsd el, hogy mi az adott nap, illetve hét legfontosabb feladata. Tegyél fel magadnak néhány egyszerű kérdést:
- Melyik feladat a legfontosabb?
- Melyik feladat a legértékesebb? (Nem pénzben, hanem fajsúlyban: mennyit ér ez a részfaladat a végső célt szem előtt tartva?)
- Melyik feladatot kell elvégezni a leghamarabb, minek jár le a határideje?
- Melyik feladat jelenti majd a legnagyobb kihívást?
- Melyik feladat mennyi időt vesz majd igénybe?
Ha ezekre a kérdésekre megvan a válaszod, utána azt kell eldöntened, hogy milyen szempontok alapján fogod sorrendbe állítani a feladataidat: a leadási határidő, az elvégzéséhez szükséges időtartam, vagy a fontossága, értéke szerint.
- Jelöld meg külön a priorizált feladatokat!
Nem elég a külön szín, jelöld meg akár csillaggal, matricákkal vagy számokkal, hogy melyek a kiemelendően kezelendő projektek.
- Kalkulálj az időddel
Becsüld meg és jelöld is, hogy az egyes feladatok elvégzéséhez mennyi idő kell. Például egy marketingkampány összeállítása 5 óra, a heti riport elkészítése 1 óra, a statisztikák átnézése 30 perc, a nappali felporszívózása 20 perc, az ebéd/vacsora megfőzése 65 perc stb.
- Számolj rá egy kicsit
Elég sokan vagyunk úgy, hogy nem tudjuk helyesen felmérni, mennyi időre van szükségünk egy feladat elvégzéséhez. Éppen ezért hagyj rá egy kis időt mindegyik feladatra, hogy biztosan ne fuss ki a rászánt percekből. A szakemberek azt javasolják, hogy olyan 25%-os plusz időráhagyással lehet kalkulálni, hiszen a napirend összeállítása során zavaró vagy más, mellékes körülményekkel nem igazán kalkulálunk.
Például azzal, ha egy kollégánk épp a legnagyobb projektünk közepén kér tőlünk segítséget és így elvonja a figyelmünket a saját feladatunkról. De nem kalkulálunk a rossz időben megcsörrenő telefonokkal, valamint azzal sem, hogy a 1-1,5 órás edzőterembéli kiképzés után a fürdést is feltüntessük a napirendünkben. Pedig ezek mind plusz percek, amik kellő tervezés híján a többi feladattól lopja el az időnket.
- Ne feledkezz meg az ellenőrzésről és a korrigálásról sem
Szoktasd rá magad, hogy reggel és este ellenőrződ a napirendedet, hogy mindent sikerült-e elvégezned. Pipáld ki az elvégzett tételeket. Ha szükséges, nyugodtan bíráld felül a prioritásokat vagy kalkuláld újra a feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Ezt ne érezd kudarcnak, hiszen nem a kőbe vésett Szentírásról beszélünk! A lényeg az, hogy a lehető leghatékonyabb napirendet állítsd össze magadnak, ebbe pedig az események alakulásától függően, kell egy kis rugalmasság.
Mit tehetsz még, a napirended betartásáért?
- Ami nagyon fontos, hogy törekedj az egyensúlyra: ne tervezd alul a feladataidat, de ne is vállald túl magad.
- Kövesd a pomodoro technikát: oszd fel a munkaidődet 25-30 perces etapokra és utána hagyj magadnak 5 perc szünetet, amikor egyszerűen kötelező nem a munkával foglalkoznod.
- Ne ülj egy helyben: sétálj, mozogj, lépcsőzz egy kicsit, mert a mozgás endorfint termel, ami jót tesz az agysejtjeidnek és a lelkednek.
- Gondoskodj a megfelelő folyadékpótlásról: igyál sok vizet, teát vagy 100%-os gyümölcslevet, ezekkel tartsd karban az agyad, ne a cukros löttyökkel.
- Illetve add meg az agyadnak, ami neki jár: lásd el olyan vitaminokkal, ásványi anyagokkal és nyomelemekkel, amiktől a maximumon fog pörögni. Egyébként minden ilyen szükséges anyagot megtalálsz az Agyserkentő alapcsomagunkban és az Agyserkentő prémium csomagunkban.
